“Imparerai presto che la cosa veramente difficile non è arrivare in apice,

ma la gestione del personale!”

Chi ha letto il nostro libro “Da zero all’impero” forse si ricorderà di questa frase che rappresenta la più grande verità che mi ha trasmesso il titolare di uno studio in cui ho lavorato come collaboratore nei primi anni post laurea.

 Niente di più vero.

Se c’è una cosa che ciclicamente nella gestione dello studio fa scendere a me e a Federico il latte alle ginocchia (per non citare altre zone che sarebbero troppo volgari) è la gestione delle nostre 25 assistenti.

 “Possibile che si debba ripetere duemila volte sempre la stessa cosa?!”

“Chi ha messo questo appuntamento?”

“Come mai il paziente non ha portato l’acconto?”

“Chi ha perso il manipolo da impianti?”

“Com’è possibile che il paziente ha segnato sul bigliettino un’ora diversa da quella che c’è in agenda?”

 Devo andare avanti?

 Se hai anche solo una assistente credo che tu sappia benissimo che questi sono problemi che abbiamo tutti.

Ma la verità forse l’ho riassunta in un meme che ingiustamente non è ancora finito in pagina su Viva La Diga…

Credo infatti che una delle cose per cui è utilissimo avere delle assistenti è che hai qualcuno su cui scaricare la colpa di tutto, visto che, si sa, noi dottori non sbagliamo mai! ?☝️

Scherzi a parte, credo che chiunque abbia avuto esperienza nel rapporto titolare/dipendente sappia quanti grattacapi e lavoro mentale questo possa dare.

Dalla gestione delle ferie a quella delle maternità, dagli errori che tutti noi facciamo (solo che i nostri non ce li fa notare nessuno?) alle difficoltà anche umane nel gestire rimproveri e licenziamenti.

 Per questo motivo molti colleghi sembrano sempre alla ricerca della formula segreta per assumere l’assistente o la segretaria perfetta e si lasciano attirare dalle strane formule alchimiche che qualche guru del management sembra possedere.

Esistono addirittura ditte che propongono questionari scientificamente creati per individuare la persona più giusta per le nostre esigenze!

 Un anno fa io e Federico, per curiosità, avevamo fatto contattare da una nostra segretaria una ditta che forniva un servizio di questo tipo, per scoprire che la delicata procedura di selezione delle assistenti avrebbe richiesto più di un colloquio, uno dei quali se non sbaglio avrebbe richiesto due ore sotto la supervisione di un esperto. Non solo, per scremare le candidate avrebbero fornito un questionario che scientificamente sarebbe riuscito ad individuare le candidate migliori.

E la stessa ricetta poteva essere utilizzata anche nella selezione dei collaboratori, altra “rogna” che chi ha uno studio non monoprofessionale ha provato.

Il tutto coadiuvato da un paio di migliaia di euro, se non ricordo male.

Ora, ci sono due categorie di dentisti: quelli che hanno avuto problemi con assistenti e collaboratori e quelli che mentono.

Ma io sono qui per darti una mano gratuitamente.

 Secondo te io e Federico potremmo aver ottenuto i risultati che spesso ostentiamo senza aver risolto queste problematiche?

Una cosa che ci ha sempre riempiti di soddisfazione è che il valore delle nostre assistenti e segretarie è stato ripetutamente riconosciuto da tutti i colleghi che le hanno assunte dopo che si erano o che le avevamo licenziate.

Quindi anche le persone con cui ci eravamo trovati peggio sono sempre state considerate dei pezzi da novanta.

Infatti diciamo sempre alle nostre dipendenti che mettere in curriculum di aver lavorato da noi le renderà super appetibili per trovare un nuovo posto di lavoro in tempo zero, se mai dovessero interrompere il rapporto di lavoro con noi.

Ed è sempre stato così.

All’inizio pensavamo che accadesse per il tentativo di far confessare i nostri segreti.

Ma ci siamo resi ben presto conto che l’aver lavorato da noi veniva considerato dai colleghi della nostra città o delle immediate vicinanze (anche quelli che ci odiano) un marchio di fabbrica per avere la sicurezza di assumere una persona preparata.

Addirittura quelle che da noi erano considerate, passatemi il termine, le “ultime arrivate” riuscivano ad ottenere ruoli di “dirigenza” in studi che avevano più di una dipendente.

 Anche i colleghi che vengono a sottoporsi ad interventi da noi riconoscono al nostro staff un grande valore.

Prendiamo ad esempio Camillo che, dopo essersi fatto operare da Federico, nei giorni seguenti gli ha mandato questo messaggio su Whatsapp:

“Ma come”, ti chiederai, “se prima hai detto che la cosa più difficile è la gestione del personale e che anche le tue assistenti fanno un sacco di errori che ti fanno imbestialire, come mai ora dici che hai uno staff super?”

La realtà è che, fino a che esisteranno i rapporti interpersonali, di problemi, errori e grattacapi ce ne saranno sempre.

Quello che deve fare una persona capace nella gestione del personale è di diminuire il più possibile queste evenienze, al fine di avere uno standard di qualità superiore alla media.

Come si ottiene questo?

 Ti avranno sempre raccontato che il tutto parte da una rigorosa selezione del personale, come dimostrano le ditte specializzate nell’aiutarti nell’arduo compito di individuare la candidata perfetta.

Eppure ora ti svelerò come selezioniamo noi le nostre abili assistenti.

Come molti dei compiti fondamentali all’interno di una struttura complessa come la nostra, come immaginerai, ci occupiamo in prima persona…di DELEGARE la selezione a una segretaria che si occupa dei colloqui!

Chi se ne frega di investire il nostro tempo a fare sempre le stesse domande della cui risposta, peraltro, ce ne importa ancora meno? Non è meglio fare qualche intervento in più o dedicarci a qualcosa al di fuori dallo studio che ci appassiona?

I requisiti lasciamoli scovare a qualcuno che ricerchi per noi le caratteristiche fondamentali di una assistente o segretaria perfetta.

Ma quali sono questi elitari e selettivi requisiti che la nostra addetta alle assunzioni deve reperire per selezionare le candidate papabili?

Beh, tieniti forte, la candidata ideale deve essere nientepopodimeno che:

• neodiplomata, perché consente un inquadramento più vantaggioso e una maggiore “plasmabilità” non avendo alle spalle decine di lavori con cui fare confronti.
• volenterosa e disponibile a lavorare nei giorni festivi, altrimenti non durerebbe più di due mesi.
• residente nelle vicinanze, perchè chi abita troppo lontano poi non dura (si stufa, spende più per spostarsi di quanto guadagna, arriva in ritardo alla prima volta che piove, ecc.).

Stop.

 Come al solito vedi che le nostre ricette sono molto più terra terra e facili da replicare rispetto ai percorsi rigorosamente scientifici che trovi in giro.

E fidati che funzionano.

Mi piace sempre constatare che quando i colleghi sentono le cifre che riusciamo ad ottenere, vedono quante persone abbiamo nel team e apprezzano i casi che eseguiamo, finiscono sempre per cominciare a mandarci messaggi in privato per cercare di capire quali misteriose procedure seguiamo per riuscire ad ottenere il tutto.

 E la risposta spesso sembra sempre da cazzari.

Da gente che non ha studiato, che ha fatto le cose a caso e a cui è andata bene perchè semplicemente ha aperto in una zona dove la gente ha ancora i soldi.

Solo che gli altri studi di Cuneo non fatturano tutti 5 milioni e non postano nemmeno i casi che, per non parlare dei miei, Federico esibisce, anche sovente in live, sui social.

Se vorrai approfondire come facciamo a trasformare persone che hanno il curriculum che, soltanto rimanendo a Cuneo e dintorni, potrebbero avere centinaia di candidate in assistenti o segretarie di riconosciuto valore e che ci aiutano a raggiungere i risultati che conosci, ti aspettiamo al corso di management “Da zero all’impero”, dove ti rivelerò la “triade di Tirone”, cioè i tre ingredienti segreti che la segretaria che si occupa di selezionare il personale deve ricercare nelle candidate (mica potevo regalarti proprio tutto in un articolo, no??) e il sistema con cui riusciamo a trasformare dipendenti ordinarie in persone che fanno cose straordinarie!

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